Todo profissional de compras já deve ter ouvido a seguinte pergunta pelo menos uma vez: “Como podemos ser mais eficazes na gestão do gasto da cauda longa?” O gasto da cauda longa corresponde a 80-90% de todos os itens adquiridos - quase sempre de baixo volume e, muitas vezes, incluindo pedidos pontuais ou pouco frequentes enviados a uma grande variedade de fornecedores. Apesar do alto número de itens que o compõem, o gasto da cauda longa corresponde a apenas 10-20% do gasto total de uma empresa (Quadro 1).
Por conta das suas características, o gasto da cauda longa é mais difícil de gerir do que as categorias tradicionais de gastos. Sendo assim, muitos profissionais de compras acabam concluindo que não vale a pena tentar otimizar esse tipo de gasto. Porém, essa pode não ser uma boa conclusão. Os gestores têm a oportunidade de obter economias de 5-15% no gasto da cauda longa, principalmente em empresas que não vêm lidando com ele de forma eficaz. E a realidade é que muitas empresas não gerenciam seu gasto da cauda longa com o mesmo rigor que aplicam a seus gastos principais. Para esses, empregam medidas como a observação cuidadosa de tendências do mercado de compras e a renegociação regular com fornecedores para obter preços melhores. Como consequência, estão perdendo dinheiro.
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Uma empresa que tenha um gasto direto total de US$3 bilhões, por exemplo, terá um gasto da cauda longa de US$400 milhões, com potencial de economia de 5-15%. Ao não gerenciar o gasto da cauda longa com o intuito de capturar essas economias, a empresa perde US$40 milhões.
Em busca de um novo caminho
Com o advento de novas ferramentas digitais e com os crescentes recursos dos distribuidores, as empresas agora podem gerenciar seu gasto da cauda longa com o mesmo rigor que aplicam aos gastos principais - embora de uma maneira definitivamente diferente. Considere para isso o uso de ferramentas digitais. Novas plataformas baseadas na web que podem ser facilmente adaptadas às necessidades específicas da empresa são especialmente promissoras. Elas suportam RFIs (solicitações de informações) e RFQs (solicitações de cotações) eletrônicas de larga escala, além da gestão eletrônica de documentos, de uma forma que não era possível anteriormente.
Essas ferramentas de compras eletrônicas, ou e-sourcing, amadureceram rapidamente e, atualmente, oferecem ao usuário uma experiência mais simples que permite a implementação mais rápida e ampla de eventos de compras, tal como uma concorrência em larga escala plenamente funcional que pode ser realizada em apenas dois meses. Recentemente, uma empresa contatou 300 potenciais fornecedores com uma única RFQ que cobria cerca de 3 mil itens de linha. Com isso, pôde rastrear as propostas recebidas e as economias geradas com apenas um clique.
Concentrar as compras em um distribuidor pode trazer ainda mais benefícios. Para o fornecedor, garantir a disponibilidade de alguns itens do gasto da cauda longa pode não ser prioridade, o que deixa o comprador com pouca - ou nenhuma - opção de fornecimento. Contratar um distribuidor que possa fornecer centenas de itens do gasto da cauda longa aumenta a participação do distribuidor nos negócios do fornecedor, criando economias de escala e incentivos à busca de mais eficiência na cadeia de suprimentos e na produção. Vendo essa oportunidade, mais distribuidores recentemente começaram a oferecer itens do gasto da cauda longa como parte da sua estratégia de serviços.
Empresas que usam ferramentas digitais e criam estratégias inteligentes com o distribuidor não apenas economizam tempo e dinheiro em compras, mas também simplificam as operações ao reduzir seu número de fornecedores. As vantagens de longo prazo são ainda maiores, pois tais empresas obtêm informações valiosas sobre seus mercados de compras, além de fortalecer sua relação com o fornecedor ao se tornar um parceiro com quem é mais fácil trabalhar.
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Gasto da cauda longa digitalizado em ação
Embora a ideia de uma gestão mais eficaz do gasto da cauda longa não seja nova para a área de compras, até o momento não havia recursos disponíveis para isso - o que já mudou. Para analisar como o digital pode ajudar empresas a capturar o valor inexplorado no seu gasto da cauda longa, examinaremos etapas importantes no processo da cauda longa descrito abaixo.
Preparação dos dados do produto
Antes que uma empresa possa dar início ao processo de RFQ, ela deve ser capaz de informar aos fornecedores e distribuidores o que, exatamente, deseja comprar. No entanto, como a maior parte das empresas não gerencia de perto seu gasto da cauda longa, não há ênfase na manutenção de dados mestres abrangentes sobre produtos (com detalhes como manufatura e embalagem) em sistemas ERP (planejamento de recursos corporativos) centralizados. Trabalhando com diversos setores, observamos que, em média, apenas 20-40% dos dados necessários para realizar uma concorrência estão armazenados de forma centralizada e imediatamente disponíveis. Em vez disso, notamos que os dados estavam espalhados por toda a empresa, muitas vezes em formatos não padronizados, em diferentes unidades de negócio, instalações de produção ou departamentos de compras locais.
Para superar essas limitações e aumentar a eficiência e eficácia do processo do gasto da cauda longa, as empresas podem usar ferramentas de mineração de dados e algoritmos de análise que extraem dados de produtos de todas as fontes disponíveis, incluindo bancos de dados locais, sistemas ERP, além de ordens de compras armazenadas e documentos relacionados. O uso de regras heurísticas (como a conversão automática de litros para quilogramas ou libras ou a tradução de termos de embalagem para códigos de embalagem da UN) pode automatizar parcialmente o processo de verificação de dados e aumentar a qualidade dos dados em até 20-50%. Além disso, ao ampliar sua expertise humana com modelos analíticos, os cientistas de dados podem preencher lacunas no processo de verificação de dados que as técnicas digitais não conseguem detectar, melhorando a qualidade dos dados em mais 10 a 30%. As equipes de compras locais podem então aproveitar sua experiência no setor e no mercado para fazer a verificação final da qualidade dos dados.
Criação de uma estratégia para o distribuidor/fornecedor
Para otimizar o gasto da cauda longa, as empresas devem definir uma estratégia para o canal de compras. Embora muitos produtos e serviços possam ser adquiridos por meio de distribuidores, outros podem exigir a compra diretamente do fabricante original, devido às suas especificações rígidas ou à inexistência de distribuidores.
A primeira etapa para desenvolver uma estratégia de canal de compras, portanto, é criar um esquema de segmentação de produtos. Para produtos químicos, por exemplo, obtém-se a segmentação mais geral diferenciando os produtos químicos especiais das commodities. No entanto, os detalhes da segmentação são importantes e incluem fatores como a disponibilidade de distribuidores, a posição da empresa compradora no mercado e o tamanho e a fragmentação dos gastos. Para isso, é necessário coletar muito mais informações, sendo que parte delas virá dos processos de RFI e RFQ.
Emissão de RFIs
Antes que uma empresa possa solicitar cotações de preços de potenciais fornecedores, ela precisa de informações detalhadas sobre o mercado de suprimentos. Ou seja, precisa compreender quais fornecedores ou distribuidores, em quais países, podem fornecer quais produtos de interesse com preço, quantidade e prazo adequados. Para obter essas informações, a empresa emite uma RFI.
Hoje em dia, usando uma plataforma baseada na web para emitir uma RFI eletrônica para o maior número possível de fornecedores de todo o mundo, uma empresa pode rapidamente criar um mapa de calor detalhado do mercado de suprimentos. Muitas vezes esse processo revela informações cruciais, como locais onde o alto número de distribuidores cria um mercado mais competitivo (Quadro 2). Os profissionais de compras podem então realizar uma pesquisa mais específica de fornecedores e definir preços-alvo. Podem também criar formulários de proposta individualizados para cada participante na fase da RFQ.
Com as informações obtidas a partir da ferramenta de RFI eletrônica, os compradores podem garantir que o formulário de proposta de cada participante inclua apenas os itens a serem entregues pelo fornecedor. A ferramenta também traz ganhos aos fornecedores, que não perdem tempo respondendo a RFQs de produtos que não poderão entregar de acordo com as exigências do cliente.
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Emissão de RFQs
As novas plataformas baseadas na web que possibilitam a emissão de RFQs eletrônicas (com base nas informações das RFIs eletrônicas) são ideais para as características que definem o gasto da cauda longa: um grande número de produtos que precisam de cotações, combinado com um alto número de empresas que desejam enviar cotações. Além disso, essas tecnologias facilitam o processo de concorrência tanto para os compradores quanto para os possíveis fornecedores. Nenhuma das partes precisa instalar um software novo. Elas só precisam se logar na plataforma, assim como fazem vendedores e compradores em leilões online.
Todo o processo de concorrência é digitalizado e realizado em um banco de dados. Ferramentas de análise de dados permitem diversas rodadas de propostas. Após a rodada inicial, os participantes podem comparar suas propostas com as melhores propostas de outro grupo e saber se a sua oferta está fora da curva. Na rodada final, eles recebem preços-alvo, baseados no comportamento exibido em rodadas anteriores. Para encontrar os melhores proponentes daquele pool, a lógica de decisão totalmente automatizada do sistema baseia-se tanto em critérios quantitativos (como preços e quantidades de pedidos) como qualitativos (como os rankings dos distribuidores).
A rapidez é outro ponto positivo importante dessa abordagem. O sistema de concorrência online é capaz de identificar imediatamente o vencedor de um leilão específico e o número de itens em que ele ganhou, e ao mesmo tempo quantificar as economias da empresa contratante. Os proponentes não precisam esperar para saber o resultado de um leilão de que participaram, e as empresas contratantes não precisam gastar seu tempo comparando vários documentos diferentes. As duas partes só precisam clicar em um botão para ver os resultados do leilão.
Uma empresa realizou um piloto de uma iniciativa de gestão do gasto da cauda longa enviando planilhas Excel para cotação para apenas três distribuidores. O processo de concorrência não foi transparente, envolveu trocas de e-mails ao longo de vários meses e não resultou em nenhuma economia para a empresa. Com o novo sistema, o processo de RFQ para gerir o gasto da cauda longa leva apenas quatro semanas e inclui centenas de participantes e 25 vezes mais itens. A realização de diversas rodadas de propostas gerou economias que permitiram à empresa consolidar fornecedores, passando de algumas centenas a apenas 50.
Gestão das exigências de qualificação
Alguns setores, como o farmacêutico e o aeroespacial, se caracterizam por terem rigorosos requisitos de qualificação de fornecedores a fim de atender padrões de segurança e outros padrões regulatórios. O cumprimento desses requisitos leva um tempo considerável e envolve um processo complexo de coleta, revisão e disponibilização de documentos. As mesmas plataformas para concorrência online que as empresas usam para RFIs e RFQs eletrônicas podem, às vezes, ser usadas para simplificar e agilizar o processo de qualificação (Quadro 3).
Recursos como a troca de documentos podem enviar automaticamente aos vencedores uma notificação para que insiram no sistema a documentação de qualificação necessária. Para fornecedores ainda não qualificados, as empresas podem combinar processos automatizados e manuais a fim de concluir a qualificação de diversos produtos de uma só vez.
A soma de tudo
Como a empresa acima pôde constatar, todas essas mudanças somadas podem ter um impacto profundo. Com as novas ferramentas e recursos disponibilizados pela rede da empresa no mundo todo, as equipes de compras obtiveram economias totais entre 5 e 10% no gasto da cauda longa. A complexidade diminuiu nitidamente tanto para os compradores quanto para a base de fornecedores. Ao mesmo tempo, houve uma melhora sensível na qualidade dos dados, medida pelo número de produtos com dados de especificação insuficientes disponíveis para fins de concorrência.
Esses resultados criam condições para um processamento mais automatizado de coleta de dados e abertura de concorrência no futuro. A empresa acabou digitalizando todo o seu processo de compras e atingiu uma rapidez sem precedentes ao concluir o processo de qualificação.
O gasto da cauda longa não vai desaparecer. Porém, devido aos avanços das tecnologias digitais, as empresas agora podem gerir de forma proativa as complexidades e custos inerentes a essa categoria de gastos. As equipes de compras que aproveitarem as vantagens dessas tecnologias transformarão um antigo problema oneroso e inevitável em uma fonte de valor para sua empresa.
