A busca obstinada por crescimento e escala pode gerar receitas impressionantes. No entanto, os executivos podem descobrir que ao longo do caminho, problemas organizacionais – como funções separadas em silos, capacidades redundantes entre unidades de negócios e gradual extrapolação da missão, à medida que as funções assumem responsabilidades adicionais – impedem uma maior lucratividade.
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Realizar uma transformação organizacional bem-sucedida está longe de ser uma tarefa fácil. De acordo com a pesquisa McKinsey Transformation Change, somente 26% das empresas atingem seus objetivos de desempenho e conseguem estabelecer as bases para resultados sustentáveis. Uma série de obstáculos – desde tomar a atual estrutura organizacional como ponto de partida até negligenciar os gastos externos – pode prejudicar as iniciativas de aumento da eficiência e redução de custos. Além disso, as abordagens tradicionais de operações podem deixar passar oportunidades de empregar a tecnologia para aprimorar a eficiência.
As organizações de base zero, que usam princípios de base zero como uma lente para remodelar a estrutura e as operações organizacionais, são capazes de gerar maior produtividade. Como resultado, a empresa baseada em propósito específico garante que os funcionários e os recursos sejam alocados para as áreas de maior valor do negócio.
Aplicação de princípios de base zero à organização
O uso de uma abordagem de base zero na avaliação e reformulação de uma organização tem muitos fundamentos em comum com o orçamento de base zero. Contudo, a aplicação desses fundamentos é adaptada de quatro maneiras para desenvolver os elementos centrais da nova organização a partir do zero e capturar novas oportunidades.
Estabelecimento de visibilidade e consistência estrutural. Os líderes das unidades de negócios não costumam acompanhar o crescimento dos outros departamentos nem os cargos dos funcionários para identificar cargos redundantes. As empresas devem se concentrar em obter visibilidade de onde os recursos são alocados em toda a organização, determinar os níveis de pessoal e avaliar as definições de cargos. E, ao estabelecerem processos de governança, as empresas podem acompanhar as variações de pessoal ao longo do tempo.
Garantia de um benchmarking abrangente. Ao realizarem uma análise de 360 graus, as empresas podem obter insights sobre várias dimensões da produtividade, incluido tamanho e estrutura organizacionais, níveis salariais, alçadas e níveis (spans e layers), automação e o mix de atividades, além de fatores de produtividade específicos das funções (por exemplo, centro de serviços compartilhados). O uso de conjuntos de dados internos e externos para benchmarking permite uma definição inteligente de metas, comparando os níveis de produtividade das unidades dentro de uma organização, com relação tanto à eficiência (por exemplo, custo por equivalente em tempo integral) quanto à eficácia (como taxas de erro).
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Entendimento e exploração de vínculos com estratégias e capacidades. Uma abordagem de base zero procura vincular desenhos organizacionais a prioridades estratégicas (por exemplo, áreas para investimento comparadas à otimização da eficiência), em vez de uma solução genérica para toda a empresa. Ao implementar desenhos organizacionais que, em vez de simplesmente avaliarem os talentos existentes, refletem os talentos e capacidades necessários no futuro, as organizações de base zero criam estruturas capazes de evoluir à medida que as prioridades empresariais mudam.
Exploração da “arte do possível”. Um programa com princípios de base zero pode catalisar a geração de ideias transformadoras com relação à maneira de organizar a empresa. Além disso, as empresas devem criar uma cultura de soluções inovadoras que vá além do organograma e se concentre em mudar a maneira de realizar o trabalho (geralmente por meio de metas ambiciosas). O resultado pode ser uma organização mais ágil e responsiva e em melhores condições de buscar novas oportunidades.
A utilização da base zero na organização lida com obstáculos à transformação que são comuns: ela usa uma abordagem de “folha em branco” do projeto, reúne uma base de fatos robusta e adota uma visão holística dos custos. Ao se valerem de um conjunto abrangente de alavancas de projeto, as empresas podem adotar uma maneira ágil e iterativa de trabalhar para identificarem e abordarem as mudanças necessárias no comportamento e na mentalidade.
Aplicação de princípios de base zero à sua organização
O uso de princípios de base zero como uma lente para avaliar gastos e capacidades organizacionais combina eficácia (o que esperamos que as pessoas realizem para a organização?) com eficiência (como criamos uma organização lean, ágil e responsiva?). Com essa abordagem, as empresas podem conquistar eficiências significativas, ao mesmo tempo que aprimoram as capacidades e aumentam o valor nas diversas funções. Além disso, esses princípios são capazes de garantir que os cargos de maior valor na organização sejam identificados claramente e ocupados pelos funcionários mais qualificados.
A organização de base zero vai muito além das melhorias incrementais dos programas de melhoria de desempenho típicos e cria uma organização adequada ao propósito (Quadro). Muitas vezes, essa mudança gera um novo modelo operacional, capacita os funcionários e permite a realocação de até 20% a 40% dos gastos com pessoal para outras áreas. Utilizar a base zero em uma organização é algo que pode ser realizado por meio de um processo de cinco etapas.
1. Criar transparência, assumindo uma perspectiva abrangente no que diz respeito aos custos de pessoal e aos custos não relacionados ao pessoal. As empresas podem usar essa transparência para entender os orçamentos gerais, comparar sua organização com seus pares e destacar oportunidades de aplicar abordagens como serviços compartilhados, reformulação de processos e automação para reduzir custos.
2. Determinar um mínimo de sobrevivência, definido como a capacidade organizacional necessária para manter a empresa em funcionamento. Muitas vezes, as empresas convocam líderes seniores para obter consenso sobre as atividades vitais para as operações. Fatores como conformidade regulamentar e compromissos com os acionistas também devem ser levados em conta durante esta etapa.
3. Atingir um ponto ideal estratégico que consista nas atividades necessárias para respaldar a estratégia no nível das funções. Esta etapa envolve restabelecer atividades – por exemplo, investimentos na cultura da empresa ou a criação de um centro de excelência em analytics – que são consideradas essenciais para o alcance dos objetivos empresariais.
4. Alinhar-se aos princípios de design para orientar decisões organizacionais, tais como estrutura (o número de alçadas e níveis na gerência), governança, pessoas e tecnologia (por exemplo, automação). Usando um conjunto central de arquitetura e princípios de design, as empresas devem criar modelos para funções específicas, permitindo, ao mesmo tempo, que as organizações aumentem ou diminuam a escala de acordo com suas necessidades. Uma discussão sobre esses fatores geralmente leva as empresas a reformular o organograma de modo a refletir uma maior clareza quanto à gerência e aos subordinados diretos, além de adicionar uma função de serviços compartilhados.
5. Submeter a organização a um teste de resistência antes da entrada em operação e depois desenvolver um plano de gestão de mudanças. As empresas devem confirmar se a nova estrutura da organização é capaz de funcionar adequadamente e dar respaldo às operações empresariais. Quando essas etapas tiverem sido cumpridas, os líderes empresariais devem estar preparados para comunicar aos funcionários como essa abordagem melhorará as operações – e também como as ações deles estão vinculadas aos objetivos globais da organização.
Zero-based productivity: The power of informed choices
Um grande varejista com mais de 1.000 estabelecimentos, 100 mil funcionários e receitas anuais de US$ 15 bilhões buscou respaldar sua transformação organizacional a partir de um cleansheet. Ela seguiu uma abordagem de organização de base zero na tentativa de reduzir custos e aumentar a agilidade organizacional. Em um projeto piloto, ela buscou desenvolver novos modelos operacionais em suas funções de RH e marketing, com o objetivo de desenvolver as capacidades necessárias para apoiar a implementação na empresa toda. O varejista recorreu a iterações frequentes para assegurar que fosse capaz de se adaptar rapidamente a novas informações e análises.
Os resultados iniciais foram impressionantes: o varejista identificou oportunidades de reduzir os custos em 30% a 50% em todas as funções e desenvolveu planos práticos para recriar as funções de RH e marketing. Além disso, uma abordagem cleansheet dos gastos indiretos com marketing revelou economias de 20% a 30% – recursos que foram realocados para áreas de maior valor dentro das funções e em toda a organização.
Com o tempo, as empresas podem se ver sobrecarregadas com uma organização não alinhada à sua estratégia de negócios. O crescimento orgânico e a busca de novas oportunidades podem resultar em falta de visibilidade em todos os departamentos, o que oculta os gastos desnecessários. O uso de princípios de base zero para avaliar os gastos organizacionais pode proporcionar a tão necessária clareza, ao mesmo tempo que direciona os recursos para onde eles podem criar maior impacto.
